Dopo aver parlato della necessità dei leader di essere in grado di comunicare una visione di cambiamento che sia allettante, trasmettendo continuità tra presente e futuro  per poter superare le resistenze ed avere il consenso del proprio team, adesso scopriamo 6 elementi che il leader non può assolutamente trascurare in questa situazione.

Tra le innumerevoli sfide che un leader deve affrontare, di tanto in tanto, vi è anche quella di dover comunicare ai propri collaboratori novità riguardo la propria organizzazione non sempre molto piacevoli, o quanto meno destabilizzanti. Anche quando gli affari vanno a gonfie vele, c’è da aspettarsi qualche cambiamento a livello strutturale e questo potrebbe suscitare, verosimilmente, dei sentimenti di rabbia, paura o tristezza nei dipendenti; si chiederanno “Che effetto avrà su di me e sul mio lavoro questo cambiamento?”

Comunicazioni del genere possono essere scoraggianti e, se affrontate con discorsi mal preparati, qualcosa potrebbe andare storto.

 

Quali sono gli elementi che un leader non può trascurare quando deve comunicare qualcosa di delicato e che possono aiutare chi lo ascolta ad adattarsi e riprendersi il prima possibile?

1. Prenditi molto più tempo di quanto pensi sia necessario per poter preparare il tuo discorso, il modo in cui comunicarlo e tutto ciò che seguirà.

   Non sarà sufficiente un’unica riunione al completo, ma sarà necessario tenere tante riunioni più ristrette o addirittura individuali. Coordinare le comunicazioni per evitare che qualcuno sia colto alla sprovvista qualora la notizia venisse data dai singoli manager, è di fondamentale importanza. Perché le risorse comprendano a fondo, è necessario dar loro diverse opportunità per processare e metabolizzare la notizia.

2. Fornisci gli strumenti necessari per spiegare il contesto ai manager di ogni livello.

   Dai modo di allenarsi e di ripetere il proprio discorso a chi dovrà comunicare la notizia; non dare per scontato che seguiranno tutti il proprio istinto e che questo sarà giusto. Altrimenti, il rischio è che cercheranno di togliersi il peso incolpando, in modo più o meno indiretto, il management.

3. Descrivi bene quale sia il problema aziendale e come la nuova soluzione potrà risolverlo.

   Non limitarti ad annunciare un cambiamento radicale, ma fornisci il contesto e parla di ciò che oggi non funziona; spiega come e perché il nuovo piano è il miglior modo per ottenere il risultato desiderato. Focalizzati su come questo cambiamento potrà aiutare l’organizzazione a mitigare i problemi attuali.

4. Personalizza sia l’impatto che la soluzione.

   In questo modo i tuoi collaboratori potranno comprendere in che modo il cambiamento li toccherà e come l’azienda gli fornirà supporto e li aiuterà ad adattarsi. Sii preparato a rispondere anche a domande personali quando convochi riunioni più ristrette o incontri individuali; in questo modo si eviterà di creare ulteriori ansie, i tuoi collaborati saranno grati di ricevere la tua attenzione e il tuo supporto e si risentiranno meno in futuro quando il cambiamento avrà effettivamente luogo.

5. Dai più opzioni possibili alle persone che subiranno gli effetti di questo cambiamento.

   Avendo diverse possibilità di scelta, i collaboratori si sentiranno rispettati e manterranno saldo il proprio orgoglio e la propria autonomia. Non dare mai per scontato di sapere cosa sia meglio per ognuno di loro.

6. Dimostra umiltà e responsabilità, non solo la tua autorità. 

   Molti leader credono erroneamente che dicendo di soffrire loro stessi per questa decisione, gli verrà dato una sorta di “lasciapassare” per stravolgere la vita delle persone! Ma non è così e potrà anzi sembrare in qualche modo manipolativo agli occhi dei collaboratori. Cerca invece di dire frasi del tipo “Mi dispiace molto di non aver previsto…” o, “Ero troppo entusiasta di X”; in questo modo dimostrerete di prendere sul serio l’impatto che questa situazione avrà sul prossimo. Potresti non saper rispondere a qualche domanda (il che è assolutamente normale); quando ciò accade non cercare di fingere, piuttosto rispondi sinceramente, mostrati interessato e dì che darai una risposta al più presto.

Potrà sembrare eccessivamente scrupoloso impiegare tutto questo tempo a pianificare nel dettaglio il lavoro da affrontare con le tue risorse, ma sapere di aver fatto tutto il possibile per aiutarle a fronteggiare le sfide e ad andare avanti renderà ancora più gratificante e soddisfacente il momento in cui finalmente raggiungerete i risultati attesi.

Articolo di riferimento https://hbr.org/2018/08/how-to-tell-your-team-that-organizational-change-is-coming

Articolo a cura di Marta Ricevuto