Questo articolo, pubblicato dall’Harvard Business Review, ci fornisce tre semplici consigli per combattere lo stress sul posto di lavoro.

L’ambiente lavorativo infatti può essere spesso stressante a causa delle deadline ravvicinante e delle decisioni importanti da prendere. Inoltre, lo stress dei colleghi intorno a voi non aiuta di certo a diminuire il vostro, rischiando così di creare un circolo vizioso.

Non è ovviamente possibile controllare il loro comportamento, ma si può di certo stare attenti al proprio. Oltre ai modi più scontanti per combattere lo stress (come ad esempio non urlare o non fare commenti sarcastici), ci sono altre strategie decisamente più efficaci nel lungo termine.

In primo luogo, smettete di essere vaghi. Se non si conosce il contesto di una determinata situazione, un messaggio vago può innescare un meccanismo di stress. Ad esempio una mail in piena notte ad un collega con scritto “Dobbiamo parlare” senza ulteriori spiegazioni, lo porterà sicuramente a domandarsi: “C’è un problema? Che cosa ho fatto?”

Alcuni lasciano messaggi vaghi perché sono di fretta senza rendersi conto dell’impatto che hanno; altri invece lo fanno solo per un gioco di potere, consapevoli di generare ansia e preoccupazione. In entrambi i casi, si crea un disagio non indifferente quindi, se volete essere dei colleghi migliori, non fatelo più.

In secondo luogo, scegliete con cura a quali mail rispondere. Sappiamo tutti che le mail possono essere tantissime – il professionista medio invia o riceve circa 122 messaggi quotidianamente – e spesso passano più giorni senza che rispondiamo alle mail.  Di solito non è un problema: la maggior parte delle mail infatti sono informative e non urgenti. Ma c’è un’eccezione: i messaggi che contengono richieste specifiche oppure legate al tempo, come ad esempio:  “Puoi venire alla riunione venerdì alle 16:00? Approvi il nuovo progetto della presentazione per domani? Dovremmo estendere l’offerta di lavoro ad Anna o a Marco?”

Quando ritardate nel rispondere a questi messaggi specifici e mirati non giustificatevi dicendo che siete “concentrati su cose più importanti” oppure siete “distratti”. È un comportamento ostruzionistico, che crea effetti negativi a catena in ​​tutta l’organizzazione. Da non fare.

Infine, smettete di cercare il pelo nell’uovo. Proprio come è dannosa la mancanza di comunicazione (vedi sopra) lasciando i propri colleghi abbandonati a loro stessi, è altrettanto negativo rimproverarli di continuo. Anche se siete dei perfezionisti, oppure vi sentite responsabili per un determinato progetto, continuare a guardare ogni mossa dei vostri colleghi e rimproverarli di continuo può avere un effetto decisamente controproducente.
Quando siamo stressati, il rischio di diffondere lo stress e contagiare tutti quanti è alto. Ma è possibile creare un ambiente di lavoro migliore cercando di contenere lo stress il più possibile. Limitando i messaggi vaghi, rispondendo a richieste specifiche in modo tempestivo, e dando ai vostri colleghi un po’ più di margine di manovra, potete dare un contributo significativo nel per fermare il contagio dello stress sul posto di lavoro.

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Di seguito riportiamo l’articolo originale:

In a world of tight deadlines, it’s no wonder that some of your stress might seep out and affect your colleagues. But — because they’re under pressures of their own — you risk perpetuating a vicious circle, where you mirror and magnify each other’s frenzy.

You can’t control their behavior, but you can take charge of your own. There are obvious ways to tamp down the stress you inflict on others, such as refraining from yelling or making sarcastic comments. But those are only the most visible ways one risks alienating one’s coworkers; to truly stop the office pathology, you have to look deeper. Here are three subtle but powerful strategies to ratchet down the pressure and ensure you’re not subjecting your colleagues to undue stress and frustration.

First, stop being vague. If someone doesn’t know the full context of a situation, vague messages — which might be quite harmless — are often read like a Rorschach test, with fears and interpretations piled on. If you send a late-night email to a coworker that says, “We need to talk,” without further explanation, that can trigger an unhelpful cascade: Is there a problem? What did I do? Is she going to reprimand me?

I received a text message from a colleague this morning with exactly that framing. “Dorie,” it read. “Are you available today to talk via phone? Let me know when you are available…” Those ellipses seemed downright ominous. What did she need from me, so urgently? To share podcast referrals, it turned out.

Some people leave vague messages because they’re in a rush — tapping out a quick text or leaving a voicemail en route to the airport — and don’t realize the impact they have. Other people deliberately leverage vague messages as a power play, knowing they’ll make others wonder and worry. Either way, it inflicts an inexcusable psychic toll. If you want to be a better colleague, stop doing it.

Second, triage your responses. We all know email can be overwhelming — the average professional sends or receives 122 messages per day, according to one study — and in order to make progress on important projects, I’ll often go days without responding to emails. Usually, this isn’t a problem; most missives are informational and non-urgent. But there’s one glaring exception: messages that contain specific, time-sensitive inquiries. Can you come to the meeting Friday at 4pm? Do you approve the new draft of the presentation for tomorrow? Should we extend the job offer to Anika or Marco?

When you delay responding to these specific, targeted messages, it’s not you being “focused on what’s most important” (if we’re spinning it nicely) or even “slightly distracted.” It’s being obstructionist, which creates negative ripple effects throughout the organization. Even if you’re heads down and have sworn off email for days or weeks to accomplish a priority mission, spend at least 15 minutes a day tagging the most important, time-sensitive messages that have come in, so that you can respond appropriately. That marks you as a team player and makes everyone’s life easier — including your own, since you’ll earn the gratitude of your colleagues and they won’t keep pinging you relentlessly to badger you for the answers they need.

Finally, stop watching the kettle boil. Just as it’s damaging to neglect communication, as above, and let your colleagues languish without your necessary input, it’s just as bad to monitor them relentlessly. If you’re a perfectionist, or feel a keen sense of responsibility about a given project, you might feel tempted to watch their every move to ensure they’re performing, on time and on budget. That’s a laudable impulse, but the net result is that your colleagues will feel hounded, mistrusted, and micromanaged. In fact, scrutinizing them too closely is likely to make them perform worse, as demonstrated via research into the phenomenon of “choking under pressure.”

Monitor your own tendencies, instead. Recognize that responsible professionals thrive when they’re given autonomy, and work with them to establish a timeline and agreed-upon metrics of progress. That way, you can check in at appropriate intervals and they won’t feel blindsided. That takes the pressure off and allows them to do their best work.

When we’re stressed out, that feeling often spreads. It’s inevitable in a fast-paced workplace that some stress will be shared. But in order to create a better work environment, we need to take steps to contain this contagion as much as possible. By limiting vague messages, responding to specific requests in a timely fashion, and giving your colleagues a bit more leeway, you can do your part to stop the contagion of workplace stress — because we each already have enough of our own.